社長の事務は月10時間から30分に。りんごづくりに時間を戻せた

青森県弘前市でりんごの生産から加工品の製造・販売までを手がける株式会社WingApple。領収書や請求書の取りまとめを担当役員に任せ、写真をLINEで送るだけの形に変えたことで、社長が経理にかけていた時間は月およそ10時間から30分ほどになりました。

どんな事業を、何人でやっていますか。領収書や請求書はどんな場面で出ますか。

当社は、青森県弘前市及び中津軽郡西目屋村にてりんごの生産・販売および自社で生産したりんごを原料とする果実加工品の製造・販売を主な事業としております。　　また、加工品や関連商品の小売・卸売等も行っております。 従業員は、役員・社員・パート従業員の計6名で運営しております。 農繁期は期間パート従業員が6名がさらに加わり早計12名になります。 領収書は、商品や加工品を販売した際に、お客様から代金を受領した証明として発行します。請求書は、法人や取引先へのりんご・加工品の卸売販売、継続的な取引、商品納品後の代金請求などの場面で発行します。 また、仕入れや資材購入、運送費、外注加工費など、当社が取引先へ支払いを行う際には、相手先から領収書や請求書を受領し、経理処理に使用しております。

始める前、レシートや通帳のコピーはどこに貯まって、月末に何をしていましたか。税理士さんとのやりとりは。

資料回収24/7を始める前は、日々発生するレシートや領収書、請求書などを保管し、通帳の入出金履歴やコピーと照合しながら、支出や入金の内容を確認していました。 月末には、売上や経費の領収書・請求書を整理し、通帳の入出金と照合して、支払いや入金の漏れがないか確認していました。また、必要な資料をまとめて会計処理や決算に備えていました。 税理士とは、領収書や請求書、通帳の取引内容などの資料を郵送で共有し、仕訳や経費の計上方法、月次の会計処理、決算・税務申告について相談や確認を行っていました。

知ったきっかけと決め手。迷ったこと・不安だったことは。

インスタグラムでサービスを知りました。興味を持ったきっかけは、日々の領収書や請求書の整理、月末の経理作業を効率化できると感じたことです。 決め手は、経理業務にかかる時間や手間を減らし、本業であるりんごの生産・加工・販売に、より多くの時間を使えると考えたことです。 一方で、導入前は、操作が難しくないか、現在の経理業務に無理なく取り入れられるか、費用に見合った効果が得られるかという不安もありました。

いまは、誰が・いつ・何を送っていますか。

これまでは、社長が領収書や請求書などの経理関連書類を管理していましたが、現在は担当役員が全て取りまとめています。 日々発生する領収書や請求書などを担当役員が回収・整理し、必要な書類を写真に撮ってLINEにアップロードしています。これにより、書類の情報共有をスムーズにし、経理処理に必要な資料を一元的に管理できるようにしています。

時間・お金・気持ちで、何が変わりましたか。数字があれば（月の枚数・月末の作業時間・催促の回数…）。

領収書や請求書などの書類を担当役員が取りまとめ、写真をLINEにアップロードする運用にしたことで、書類の確認や情報共有がしやすくなりました。 以前は社長が中心となって書類を管理していましたが、現在は担当役員が一括して取りまとめることで、社長の事務負担（月あたり概ね10時間が導入後30分に）軽減され、本来の業務に時間を使いやすくなっています。 また、書類を写真で共有することで、紛失や確認漏れの防止にもつながり、経理業務に対する安心感も高まりました。 今後は、社長と担当役員のチェック体制の下で運用を継続し、経理処理の正確性を高めるとともに、月末の作業時間や書類の確認・催促回数の削減を図れればと思っています。

思っていたのと違ったこと、気に入っている機能は。

思っていた以上に、領収書や請求書などの書類を写真で共有できることで、情報の確認や管理がしやすくなったと感じています。 特に気に入っているのは、書類を写真でアップロードして関係者間で共有できる機能です。担当役員が書類を取りまとめ、LINEで共有することで、社長も必要な情報を確認しやすくなり、書類の受け渡しにかかる手間も軽減できます。 一方で、書類を撮影して送信するだけでは、その後の確認や整理が必要になるため、今後は社長と担当役員のチェック体制を整えながら、より効率的で正確な経理管理につなげていきたいと考えています。

これから頼みたいこと。どんな人に勧めますか。

今後は、領収書や請求書などの書類管理だけでなく、経理業務全体の効率化や、書類の確認漏れ・紛失防止につながる運用を期待しています。また、社長と担当役員が連携してチェックできる体制を整え、より正確でスムーズな経理管理を目指していきたいと考えています。 資料回収24/7の仕組みは、少人数から50名程度で事業を運営している中小企業や、社長が経理業務を兼任している会社、領収書や請求書の管理に時間がかかっている事業者におすすめしたいです。特に、本業に集中する時間を増やしたい方や、経理業務の負担を軽減したい方や経理情報の見える化に役立つと感じています。